home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d3 / pctyp2_b.arc / PCTDOC2.COM / CHAP27.TXT < prev    next >
Text File  |  1989-04-21  |  42KB  |  1,065 lines
  1.        subject: PCLABEL.EXE
  2.  
  3.     discussion: PCLABEL does a very nice job of producing mailing
  4.                 labels from numerous data sources.  Excess spaces and
  5.                 empty lines will automatically be removed.  Labels can
  6.                 be produced in the standard 1-up format, or you can
  7.                 produce them multi-up in a side-by-side format.
  8.                 PCLABEL has been provided as a stand-alone program on
  9.                 your PC-Type II Utility Disk.
  10.  
  11.                 PCLABEL works with all kinds of files.  It handles
  12.                 PC-File:dB and PC-File+ databases as well as files in
  13.                 a pure ASCII format, comma-delimited files, and
  14.                 address files created by PC-Type II.  It even handles
  15.                 PC-Calc+ files.
  16.  
  17.        running: To start PCLABEL, type PCLABEL at the DOS prompt.
  18.                 PCLABEL will start and show you its Main Menu which
  19.                 has five options.  We will cover each of them in
  20.                 order.
  21.  
  22.                 ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  23.                 │                       PC-LABEL+                          │
  24.                 │    Copyright 1988 by ButtonWare.  All rights reserved.   │
  25.                 │ ════════════════════════════════════════════════════════ │
  26.                 │                                                          │
  27.                 │                           ╔════════════════════════════╗ │
  28.                 │                           ║ Select desired option by   ║ │
  29.                 │                           ║ moving to field with up or ║ │
  30.                 │                           ║ down arrow keys and then   ║ │
  31.                 │                           ║ pressing Enter, or by      ║ │
  32.                 │                           ║ pressing the designated    ║ │
  33.                 │                           ║ letter key.                ║ │
  34.                 │ ┌──────────────────────┐  ╚════════════════════════════╝ │
  35.                 │ │PC-Label Main Menu:   │                                 │
  36.                 │ ╞══════════════════════╡                                 │
  37.                 │ │ (L)oad existing setup│                                 │
  38.                 │ │ (D)efine/modify setup│                                 │
  39.                 │ │ (P)rint labels       │                                 │
  40.                 │ │ (S)ave current setup │                                 │
  41.                 │ │ (Q)uit/Exit PC-Label │                                 │
  42.                 │ └──────────────────────┘                                 │
  43.                 │ Recall previous label setup information                  │
  44.                 └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.                                  270
  57.         (L)oad: If you have run PCLABEL previously, you may have
  58.                 already saved a default file of label information.
  59.                 These files contain information about the label
  60.                 definition, label size and data that you want printed
  61.                 on your labels.  We will give more information about a
  62.                 saved LBL file later in the chapter.
  63.  
  64.                 To recall a previously saved label file, press L.
  65.  
  66.                 PCLABEL will ask for the path to the file.
  67.  
  68.                ░╔═ 1:64 ═══════════════════════════════════╗
  69.           PATH:░║                                          ║
  70.                ░╚════════════════════════════ r:1 c:1 ═════╝
  71.               Enter path to Label Example:  B: or \mypath  (Esc quit)
  72.  
  73.                 You need to enter the drive and subdirectory where the
  74.                 label file is stored.  For example, if your label file
  75.                 is on the C drive in the PCTYPE directory, you would
  76.                 type:
  77.  
  78.                 C:\PCTYPE
  79.  
  80.                 PCLABEL will provide you with a list of all LBL files
  81.                 found.  Highlight the desired file and press Enter.
  82.  
  83.                 Alternatively, you can load an existing LBL file when
  84.                 you start PCLABEL by providing the complete file
  85.                 specification (.LBL not required) as a parameter.  For
  86.                 example, if the file CARDLIST.LBL exists in the PCTYPE
  87.                 directory on your C drive, you could begin PCLABEL
  88.                 by typing the following at the DOS prompt:
  89.  
  90.                 C>PCLABEL C:\PCTYPE\CARDLIST
  91.  
  92.                 CARDLIST.LBL would then be loaded automatically and
  93.                 you would not need to use the L option from the Main
  94.                 Menu.
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.                                  271
  113.       (D)efine: The "(D)efine/modify setup" option allows you to
  114.                 customize PCLABEL to your specific application.  You
  115.                 can print on different sizes of labels; you can print
  116.                 your labels in bold, condensed, italic and other
  117.                 typefaces; you can print to your printer or to a disk
  118.                 file.  In fact, PCLABEL is flexible enough to do just
  119.                 about any kind of label printing.
  120.  
  121.                 To access the "(D)efine/modify setup" option, press D
  122.                 and you will see the following screen:
  123.  
  124.                 ╔══════════════════════════════════════════════════╗
  125.                 ║Label Source type        PC-File:dB               ║
  126.                 ║Label Source Location                             ║
  127.                 ║Define Search            ALL                      ║
  128.                 ║Output destination       LPT1                     ║
  129.                 ║No. of copies            1                        ║
  130.                 ║Copies definition        By Group                 ║
  131.                 ║Compress blank lines     Yes                      ║
  132.                 ║Centering                Yes                      ║
  133.                 ║Pause if truncation      Yes                      ║
  134.                 ║Escape code toggle       On                       ║
  135.                 ║Print Escape Code        Print codes              ║
  136.                 ║                                                  ║
  137.                 ║Label Sheet definition   3 1/2 x   15/16 (1-up)   ║
  138.                 ║Feed method              Continuous               ║
  139.                 ║Formfeed                 None                     ║
  140.                 ║Label layout             User defined             ║
  141.                 ║Workspace drive          C                        ║
  142.                 ╚══════════════════════════════════════════════════╝
  143.  
  144.                 An explanation of each menu option follows.
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.                                  272
  169.    Source Type: PCLABEL lets you access many types of data:
  170.  
  171.                 PC-File:dB  This format is the PC-File:dB file format.
  172.                             PCLABEL looks for a file with an HDB
  173.                             extension.
  174.  
  175.                   PC-File+  The PC-File+ format consists of a DTA
  176.                             file, an HDR file, and an INX file.
  177.  
  178.                   PC-Calc+  This is ButtonWare's spreadsheet program.
  179.                             PC-Calc+ files have a PCC file extension.
  180.  
  181.            Comma-delimited  This format consists of data fields
  182.                             separated by commas, with quote marks
  183.                             usually surrounding each character field.
  184.                             The end of each record has a carriage
  185.                             return and an optional line feed.
  186.  
  187.                    ASCII-C  This format consists of one field on each
  188.                             line.  Each record is separated by one or
  189.                             more blank lines.  Files of label data
  190.                             created via the .LABEL option in PC-Type II's
  191.                             Mail-Merge are in this format.
  192.  
  193.                    ASCII-L  This format consists of fixed length
  194.                             fields with no separators between each
  195.                             field.  The end of each record has a
  196.                             carriage return and normally a line feed.
  197.  
  198.                 To choose the type of data that you want to print,
  199.                 press the Enter key until your option appears in the
  200.                 box.
  201.  
  202. Source Location: PCLABEL needs to know where your data is located.
  203.                 Press the Enter key on this option, and PCLABEL will
  204.                 ask you to enter the path (drive and subdirectory).
  205.  
  206.                 If your data is in a file on your C drive in a
  207.                 directory called DATA, you would type:
  208.  
  209.                 C:\DATA
  210.  
  211.                 PCLABEL will provide you with a list of all files of
  212.                 the selected source type that are found.  Highlight
  213.                 the desired file and press the Enter key.
  214.  
  215.                 NOTE: If you select comma-delimited, ASCII-L or
  216.                       ASCII-C, you will have to first indicate a file
  217.                       extension.  For example, if your comma-delimited
  218.                       file has the extension WS, you would type WS
  219.                       when asked.
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.                                  273
  225.  Define Search: You can print all records in the data source or a
  226.                 selected group of records.  When you press the Enter
  227.                 key on the "Define Search" option, PCLABEL will show
  228.                 you the following menu:
  229.  
  230.                 ┌──────────────────┐
  231.                 │Record Selection: │
  232.                 ╞══════════════════╡
  233.                 │ (A)ll            │
  234.                 │ (S)imple         │
  235.                 │ (C)omplex        │
  236.                 │ (X) exit         │
  237.                 └──────────────────┘
  238.  
  239.                 NOTE: If you select the PC-File:dB option, PCLABEL
  240.                       will first ask you to select an index.
  241.                       Likewise, if you select the PC-Calc+ option, you
  242.                       will be required to define the area of the
  243.                       spreadsheet that you wish to access.
  244.  
  245.                 The search capabilities of PCLABEL are a subset of
  246.                 those available in PC-File.  For more information on
  247.                 searching for a specific record, refer to the IMPORT
  248.                 definition in the Configuration section.
  249.  
  250. Output Destination: The output destination allows you to send your
  251.                 label output wherever you wish.  The default answer is
  252.                 LPT1.
  253.  
  254.                 The majority of the time, you are going to want to
  255.                 print to LPT1 (the first parallel port).  Most dot
  256.                 matrix printers use LPT1. If you want to print to COM1
  257.                 (the first serial port), enter a blank extension
  258.                 and then enter COM1 as the filename.
  259.  
  260.                 If you want to print to a file, press the Enter key on
  261.                 this menu option and type the file extension.
  262.  
  263.                 PCLABEL will then prompt you for the path.  Type the
  264.                 path name and press the Enter key.  PCLABEL will then
  265.                 show you a list of your files in a menu. Highlight the
  266.                 desired output file and press the Enter key.
  267.  
  268.                 NOTE: If the desired output destination is not in the
  269.                       list, move the highlight bar to the first entry
  270.                       in the menu, "New File", and press Enter.  Then
  271.                       type the desired filename (with no extension).
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.                                  274
  281.                 As an example of printing to disk, assume that you
  282.                 want to print to a file called LABELS.TXT in your DATA
  283.                 subdirectory.  Press the Enter key on the "Output
  284.                 destination" option.  PCLABEL asks:
  285.  
  286.                 ╔═══╗
  287.                 ║   ║
  288.                 ╚═══╝
  289.                 Enter desired file extension and press Enter.
  290.  
  291.                 Type TXT and press the Enter key.
  292.  
  293.                 PCLABEL will then prompt you for:
  294.  
  295.                ░       ╔═ 1:64 ════════════════════════════╗
  296.                ░PATH:  ║                                   ║
  297.                ░       ╚══════════════════════ r:1 c:1 ════╝
  298.                 Enter path to output  Example:  B: or \mypath  (Esc quit)
  299.  
  300.                 Type \DATA and press the Enter key.
  301.  
  302.                 You will then be shown a list of the available files
  303.                 in the specified directory with the file extension
  304.                 you supplied.  Select New File.TXT and press the
  305.                 Enter key.  PCLABEL will now ask:
  306.  
  307.                 ╔══════╗
  308.                 ║      ║ Enter new filename (NO EXTENSION)
  309.                 ╚══════╝
  310.                 Press Esc to quit -- press Enter to accept.
  311.  
  312.                 Type LABELS and press the Enter key.
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.                                  275
  337. No.  of Copies:  You can print up to 99 copies of your labels.  Press
  338.                 the Enter key on this option and PCLABEL will prompt
  339.                 you to type the appropriate number.
  340.  
  341.  
  342.  
  343. Copies Definition: If you are printing multiple copies of your labels,
  344.                 you can print them in one of two ways.
  345.  
  346.                 By Group: If you print by group, PCLABEL will print
  347.                           all of the records in order by group:
  348.  
  349.                 ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
  350.                 │ Joe Blow             John Smith           Ronold Jones      │
  351.                 │ 1234 Main Street     4758 Thurston        999 99th Ave      │
  352.                 │ Columbia, MD 21044   Bellevue, WA 98006   La Mesa, CA 92020 │
  353.                 │                                                             │
  354.                 │                                                             │
  355.                 │                                                             │
  356.                 │ Joe Blow             John Smith           Ronold Jones      │
  357.                 │ 1234 Main Street     4758 Thurston        999 99th Ave      │
  358.                 │ Columbia, MD 21044   Bellevue, WA 98006   La Mesa, CA 92020 │
  359.                 │                                                             │
  360.                 │                                                             │
  361.                 │                                                             │
  362.                 │ Joe Blow             John Smith           Ronold Jones      │
  363.                 │ 1234 Main Street     4758 Thurston        999 99th Ave      │
  364.                 │ Columbia, MD 21044   Bellevue, WA 98006   La Mesa, CA 92020 │
  365.                 └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
  366.  
  367.  
  368.                 By Label: If you print by label, PCLABEL will print
  369.                           the first record the desired number of
  370.                           times, then it will print the second record,
  371.                           etc.:
  372.  
  373.                 ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
  374.                 │ Joe Blow             Joe Blow             Joe Blow          │
  375.                 │ 1234 Main Street     1234 Main Street     1234 Main Street  │
  376.                 │ Columbia, MD 21044   Columbia, MD 21044   Columbia, MD 21044│
  377.                 │                                                             │
  378.                 │                                                             │
  379.                 │                                                             │
  380.                 │ John Smith           John Smith           John Smith        │
  381.                 │ 4758 Thurston        4758 Thurston        4758 Thurston     │
  382.                 │ Bellevue, WA 98006   Bellevue, WA 98006   Bellevue, WA 98006│
  383.                 │                                                             │
  384.                 │                                                             │
  385.                 │                                                             │
  386.                 │ Ronold Jones         Ronold Jones         Ronold Jones      │
  387.                 │ 999 99th Ave         999 99th Ave         999 99th Ave      │
  388.                 │ La Mesa, CA 92020    La Mesa, CA 92020    La Mesa, CA 92020 │
  389.                 └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
  390.  
  391.  
  392.                                  276
  393. Compress Blank Lines: You can compress the blank lines in a label.
  394.                 For example, if you are printing five fields, and one
  395.                 of the fields is empty, PCLABEL will not leave a
  396.                 gaping hole in the label.
  397.  
  398.                 Here are two sample labels.  One shows "Compress blank
  399.                 lines" on, the other shows it off.
  400.  
  401.                 ┌───────────────────┐  ┌───────────────────┐
  402.                 │ John Smith        │  │ John Smith        │
  403.                 │ 8989 Main St      │  │                   │
  404.                 │ Columbia MD 21044 │  │ 8989 Main St      │
  405.                 │                   │  │ Columbia MD 21044 │
  406.                 │                   │  │                   │
  407.                 │                   │  │                   │
  408.                 │ Stanley Smith     │  │ Stanley Smith     │
  409.                 │ Acme Plumbing     │  │ Acme Plumbing     │
  410.                 │ 12345 Ronoldo Ave │  │ 12345 Ronoldo Ave │
  411.                 │ San Francisco, CA │  │ San Francisco, CA │
  412.                 │                   │  │                   │
  413.                 │                   │  │                   │
  414.                 │ Ronald Smith      │  │ Ronald Smith      │
  415.                 │ 7878 Hooper       │  │                   │
  416.                 │ Fayetteville, NC  │  │ 7878 Hooper       │
  417.                 └───────────────────┘  └───────────────────┘
  418.  
  419.                 NOTE: When PCLABEL removes blank lines, the spacing
  420.                       from one label to the next will be the same.
  421.  
  422.  
  423.  
  424.      Centering: If you select Y to "Centering", PCLABEL will center
  425.                 each record in the label.  If you answer N to
  426.                 centering, PCLABEL will start each record at the same
  427.                 position on the left margin.
  428.  
  429.  
  430.  
  431. Pause If Truncation: You can ask PCLABEL to alert you if a label is
  432.                 too wide to fit in the space that you've defined.
  433.  
  434.  
  435.  
  436. Escape Code Toggle: To toggle the Escape codes ON and OFF, press
  437.                 the Enter key.  This feature is used only if you use
  438.                 printer escape codes in your label layout.  Otherwise,
  439.                 you don't need to worry about it.
  440.  
  441.                 The escape code toggle is a good feature if you are
  442.                 printing to disk for it allows you to suppress the
  443.                 escape codes from being saved in your file.
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.                                  277
  449. Print Escape Code: Pressing the Enter key on the "Print Escape Code"
  450.                 menu option brings up the following window:
  451.                 ╔════════════════════════════════════╗
  452.                 ║            ESCAPE CODES            ║
  453.                 ║                                    ║
  454.                 ║ █████████  Setup Code              ║
  455.                 ║ ----ON----              ---OFF---- ║
  456.                 ║ {27}G      Bold         {27}H      ║
  457.                 ║ {27}4      Italics      {27}5      ║
  458.                 ║ {27}1      Underline    {27}0      ║
  459.                 ║ {27}S1     Sub Script   {27}T      ║
  460.                 ║ {27}S0     Super Script {27}T      ║
  461.                 ║                                    ║
  462.                 ║ F10=done  Enter=modify  Esc=quit   ║
  463.                 ╚════════════════════════════════════╝
  464.  
  465.                 The first column on this screen is the escape code
  466.                 that turns the print feature ON.  For example, if you
  467.                 wanted the first line of your label to print BOLD, you
  468.                 would use the first code in the first column to turn
  469.                 BOLD on.
  470.  
  471.                 The second column on this screen is the description of
  472.                 the escape code.  For example, the third line of the
  473.                 screen shows {27}G.  The description tells us that
  474.                 this will cause the printer to print bold type.
  475.  
  476.                 The third column on this screen is the escape code
  477.                 that turns the print feature OFF.  For example, if you
  478.                 wanted just the first line of your label to print
  479.                 bold, but the rest of the label to print regular, you
  480.                 would use the first code in the third column to turn
  481.                 BOLD off.
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.                                  278
  505.                 The default printer codes are for Epson dot matrix
  506.                 printers.  You can edit all three of these columns.
  507.                 Move to the column that you wish to edit and press
  508.                 the Enter key.  If you are editing an escape code, the
  509.                 following screen will appear:
  510.  
  511.                 ╔════════════════════════════════════╗═════════════════════════════════════════
  512.                 ║            ESCAPE CODES            ║
  513.                 ║                                    ║
  514.                 ║            Setup Code              ║
  515.                 ║ ----ON----              ---OFF---- ║
  516.                 ║ {27}G      Bold         {27}H      ║
  517.                 ║ {27}4      Italics      {27}5      ║
  518.                 ║ {27}1      Underline    {27}╔═Bold----ON----══ 1:50 ════════════════════════╗
  519.                 ║ {27}S1     Sub Script   {27}║{27}G                                          ║
  520.                 ║ {27}S0     Super Script {27}╚══════════════════════════════════ r:1 c:1 ════╝
  521.                 ║     ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  522.                 ║ F10=║                                                                       ║
  523.                 ╚═════║ Enter characters with the keyboard and AltNumeric pad: .e.g., <A      ║
  524.                       ║ or a decimal value may be placed between curly braces: .e.g., {27}{65}║
  525.                       ║                                Mixing formats is fine:  e.g., {27}A   ║
  526.                       ║                                                                       ║
  527.                       ║ NOTES: The { character may be entered as {{ or as {123}               ║
  528.                       ║        The zero VALUE should always be entered as {0}                 ║
  529.                       ║                                                                       ║
  530.                       ║                                                                       ║
  531.                       ║ Press Enter when your entry is complete or press Esc to cancel.       ║
  532.                       ║                                                                       ║
  533.                       ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  534.  
  535.                 Enter the Escape codes here just as you would when
  536.                 defining them in PC-Type II.  (See Escape Codes in the
  537.                 Configuration section.)
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.                                  279
  561. Label Sheet Definition: When you press the Enter key on the "Label
  562.                 Sheet Definition" option, you will see the following
  563.                 menu:
  564.  
  565.                 ┌──────────────────────┐
  566.                 │Label Sheet Layout:   │
  567.                 ╞══════════════════════╡
  568.                 │2 1/2 x   15/16 (3-up)│
  569.                 │2 5/8 x   15/16 (3-up)│
  570.                 │3 1/2 x   15/16 (1-up)│
  571.                 │3 1/2 x   15/16 (2-up)│
  572.                 │3 1/2 x   15/16 (3-up)│
  573.                 │3 1/2 x   15/16 (4-up)│
  574.                 │3 1/2 x 1  7/16 (1-up)│
  575.                 │    4 x   15/16 (1-up)│
  576.                 │    4 x   15/16 (2-up)│
  577.                 │    4 x 1  7/16 (1-up)│
  578.                 │    4 x 1  7/16 (2-up)│
  579.                 │    4 x 1 15/16 (1-up)│
  580.                 │    4 x 2 15/16 (1-up)│
  581.                 │    5 x   15/16 (1-up)│
  582.                 │User-defined          │
  583.                 └──────────────────────┘
  584.  
  585.                 PCLABEL offers many preformatted options.  The most
  586.                 common choice is 3 1/2 x 15/16 (1-up) which is a one
  587.                 inch label.
  588.  
  589.                 However, if your label size is not included in the
  590.                 list, then you need to select the user-defined option.
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.                                  280
  617.                 When you select user-defined, you will see this
  618.                 screen:
  619.  
  620.                 ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
  621.                 │                               B                         ─┬─ │
  622.                 │       ├─────────────────────1  ─────────────────────┤    │  │
  623.                 │       │              C├─────38 ───────┤             │  A 0  │
  624.                 │       │              D├─────35 ─────┤ │             │    │  │
  625.                 │  ┬────╔═════════════╗ ╔═════════════╗ ╔═════════════╗   ─┴─ │
  626.                 │  │    ║             ║ ║             ║ ║             ║       │
  627.                 │  │    ║             ║ ║             ║ ║             ║       │
  628.                 │  │    ╚═════════════╝ ╚═════════════╝ ╚═════════════╝       │
  629.                 │  │ ─┬─╔═════════════╗─┬─                                    │
  630.                 │E │ F│ ║             ║ │ G                                   │
  631.                 │ 12 6  ║             ║ 5                          H          │
  632.                 │  │  │ ╚═════════════╝─┴─        Make Template: █            │
  633.                 │  │ ─┴─╔═════════════╗                                       │
  634.                 │  │    ║             ║                                       │
  635.                 │  │    ║             ║                                       │
  636.                 │ ─┴─── ╚═════════════╝                                       │
  637.                 └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
  638.  
  639.                 A: is only useful if you are using single sheets of
  640.                    labels.  Since the top of the sheet is normally not
  641.                    accessible (e.g. with laser printers), entering a
  642.                    non-zero value permits you to skip a few lines at
  643.                    the beginning of each sheet.
  644.  
  645.                 B: is asking how many labels you want printed across
  646.                    your label sheet (minimum 1 to maximum 20).
  647.  
  648.                 C: is asking for the number of characters from the
  649.                    left edge of one label to the left edge of the next
  650.                    label.
  651.  
  652.                 D: is asking how many characters wide your label is.
  653.  
  654.                 E: is asking the number of labels per sheet.  If you
  655.                    are using continuous forms, enter the number of
  656.                    labels for a standard 11 inch sheet.
  657.  
  658.                 F: is asking the number of lines from the top of one
  659.                    label to the top of the next label.
  660.  
  661.                 G: is asking the number of lines that fit on one
  662.                    label.
  663.  
  664.                 H: allows you to print a matrix of numbers to help you
  665.                    figure out the size of your labels.
  666.  
  667.                 NOTE: If you select a standard label (which
  668.                       approximates your label) from the Label Sheet
  669.                       Layout menu before selecting the "User-defined"
  670.                       option, then the values for that selection will
  671.                       be in the above fields when you begin.
  672.                                  281
  673.    Feed Method: There are two types of feed methods: continuous and by
  674.                 sheet.  Press the Enter key to toggle between the two.
  675.  
  676.       Formfeed: PCLABEL can formfeed your labels for you.  This is a
  677.                 handy feature, if you have a sheet feeder.  You can
  678.                 tell PCLABEL to either formfeed at the end of each
  679.                 sheet or at the end of each set of labels.
  680.  
  681.   Label Layout: Pressing the Enter key on the Label layout option
  682.                 brings up this screen:
  683.                 ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
  684.                 │  1-GROUPNAME  2-ATTN     3-ADDR    4-CITY       5-STATE     │
  685.                 │  6-COUNTRY    7-ZIP      8-PHONE   9-PRODUCTS  10-DATE_SENT │
  686.                 │ 11-NOTES     12-*Recno  13-*Date  14-*Time     15-*Keyin    │
  687.                 │                                                             │
  688.                 │                ╔═Layout══ 5:35 ════════════════════╗        │
  689.                 │                ║ @1                                ║        │
  690.                 │                ║ @3                                ║        │
  691.                 │                ║ @4?, ?5?  ?7                      ║        │
  692.                 │                ║ ?6                                ║        │
  693.                 │                ║                            @12    ║        │
  694.                 │                ╚═Esc=Q F1=H F10=done═ r:1 c:1 ═════╝        │
  695.                 │                                                             │
  696.                 │             Escape_codes:           Bold <1> ON   OFF <2>   │
  697.                 │                                  Italics <3> ON   OFF <4>   │
  698.                 │                                Underline <5> ON   OFF <6>   │
  699.                 │                               Sub Script <7> ON   OFF <8>   │
  700.                 │             (F1=Help)       Super Script <9> ON   OFF <0>   │
  701.                 └─────────────────────────────────────────────────────────────┘
  702.                 The window in the center is an editor in which you
  703.                 will define how you want your label to look.  The size
  704.                 of the editor will vary depending on the size you
  705.                 specified in the "Label Sheet Definition".
  706.  
  707.                 To define your label format, place field numbers and
  708.                 text where you want them to appear on the printed
  709.                 label.  Each field or text entry MUST BE IMMEDIATELY
  710.                 preceded by either the "@" or "?" characters.
  711.                 Other entries will be ignored.
  712.  
  713.                 Your fields will be numbered and listed at the top of
  714.                 the screen.  In the example above, fields 12-15 refer
  715.                 to data not included in your data source.  Since the
  716.                 number of fields in different data sources will be
  717.                 different, the field number corresponding to these
  718.                 "special fields" will be different.
  719.  
  720.                 The escape codes referenced at the bottom of the
  721.                 screen will reflect the names you defined in the
  722.                 Printer Escape code window.  No more than 16 escape
  723.                 markers can be used in a label definition, and a
  724.                 maximum of one ON and one OFF marker can be used for a
  725.                 single field or text entry.
  726.  
  727.  
  728.                                  282
  729.  
  730.              @: To "FIX" your data in a specific location on the
  731.                 label, precede the data with the "@" symbol.
  732.                 Substituted data will be placed at the @ marker, not
  733.                 where the field number is located.  (See the first
  734.                 line of the layout on the preceding page.)
  735.  
  736.  
  737.              ?: Preceding data with "?" allows the data to slide to
  738.                 the left until it encounters a previous data entry,
  739.                 the left margin of the label defined by the "["
  740.                 symbol, or the left edge of the label.  Using this
  741.                 marker causes PCLABEL to remove the extra spaces.
  742.                 (See the third line of the layout on the preceding
  743.                 page.)
  744.  
  745.   field number: Place the field number (preceded by @ or ?) on the
  746.                 screen where you would like the data in that field to
  747.                 be printed on the label.  (See the first line of the
  748.                 layout on the preceding page.)
  749.  
  750.           text: Enter the text (preceded by @ or ?) on the screen
  751.                 where you would like that text to be located on the
  752.                 label.  THIS INCLUDES SPACES.  You must specify that a
  753.                 space is to exist between two fields.
  754.  
  755.                ░@4 ?5   - will print as SeattleWA
  756.                ░@4? ?5  - will print as Seattle WA
  757.                ░@4?,?5  - will print as Seattle,WA
  758.                ░@4?, ?5 - will print as Seattle, WA
  759.  
  760.             []: These two markers define the limits of the label in
  761.                 which data is to be centered and blank lines
  762.                 compressed.  If you choose "centering" on the menu,
  763.                 the entire label will be centered if the "[]" markers
  764.                 are not used.
  765.  
  766.             <>: These markers must enclose one of the print marker
  767.                 numbers displayed at the bottom of the menu layout
  768.                 screen.  They should follow the "@" or "?" markers.
  769.                 Using the screen displayed on page 295:
  770.  
  771.                 @<1>9<2>
  772.  
  773.                 would cause bold to be turned on before printing the
  774.                 data in PRODUCTS, and turned off after printing the
  775.                 data in PRODUCTS.
  776.  
  777.                 The label line:
  778.  
  779.                 @<1>4?, ?5<2>
  780.                 would cause "Seattle, WA" to be printed in bold.
  781.  
  782.         *Recno: Using the "field" number corresponding to "*Recno" in
  783.                 your label format will print the record number of the
  784.                                  283
  785.                 record whose data is displayed.
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.                                  284
  841.          *Date: Using the "field" number corresponding to "*Date" will
  842.                 print the current system date on your label.
  843.  
  844.          *Time: Using the "field" number corresponding to "*Time" will
  845.                 print the current system time on your label.
  846.  
  847.         *Keyin: Using the "field" number corresponding to "*Keyin"
  848.                 will cause PCLABEL to pause when printing so you can
  849.                 type in unique information.  After making your entry,
  850.                 press the Enter key to resume printing.
  851.  
  852.                 You must define the size of the Keyin field by
  853.                 repeating non-blank character after the Keyin "field"
  854.                 number.  The size will be determined by the number of
  855.                 characters beginning at the leading marker and ending
  856.                 at the last repeated character.
  857.  
  858.                 E.g,  @15.....  would set the Keyin field size to 8.
  859.  
  860.  
  861. simple example: Using the information from the layout screen depicted
  862.                 earlier, most label layouts would look like:
  863.  
  864.                 ┌─────────────────────────────┐
  865.                 │?1                           │
  866.                 │?3                           │
  867.                 │?4?, ?5?  ?7                 │
  868.                 │                             │
  869.                 │                             │
  870.                 └─────────────────────────────┘
  871.  
  872.                 This would produce a label like:
  873.  
  874.                ░       Seattle User Group
  875.                ░       11413 West Addison
  876.                ░       Seattle, WA  98004
  877.  
  878.  
  879.  
  880.        advanced ┌──────────────────────────────────────────┐
  881.         example │@<1>ButtonWare, Inc.<2>             @15...│
  882.                 │@P.O. Box 96058                           │
  883.                 │@Bellevue, WA  98009                      │
  884.                 │                                          │
  885.                 │                                          │
  886.                 │          @To:  [?<1>1<2>                 │
  887.                 │                 ?3                       │
  888.                 │                 ?4?, ?5?  ?7             │
  889.                 │                 ?6                      ]│
  890.                 │                                          │
  891.                 │                               @rn-@12    │
  892.                 └──────────────────────────────────────────┘
  893.  
  894.                 The result of this example is shown on the next page.
  895.  
  896.                                  285
  897.                 ┌──────────────────────────────────────────┐
  898.                 │ButtonWare,Inc.                    PC-Type│
  899.                 │P.O. Box 96058                            │
  900.                 │Bellevue, WA  98009                       │
  901.                 │                                          │
  902.                 │                                          │
  903.                 │          To:       Seattle User Group    │
  904.                 │                    14413 West Addison    │
  905.                 │                    Seattle, WA  98004    │
  906.                 │                    USA                   │
  907.                 │                                          │
  908.                 │                               rn-3874    │
  909.                 └──────────────────────────────────────────┘
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915. Workspace Drive: Workspace must be available on a disk when processing
  916.                 labels.  Indicate the drive where space is available.
  917.                 Normally, 8 bytes of information per record selected
  918.                 must be available.  This is used when printing labels
  919.                 by group and to permit backing up to previously
  920.                 selected records.
  921.  
  922.                 NOTE: The temporary file will be removed from your
  923.                       disk when PCLABEL has finished processing.
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.                                  286
  953. (P)rint labels: To print your labels, place your cursor on the (P)rint
  954.                 Labels option of the PCLABEL Main Menu and press the
  955.                 Enter key.  PCLABEL will prompt you:
  956.  
  957.                 Position label sheet in printer?  Press Y or N
  958.  
  959.                 If you answer Y, PCLABEL will go through a series of
  960.                 screens that prompt you to position your sheet in the
  961.                 printer.
  962.  
  963.                 A row of numbers will print across your top label.
  964.                 Type the number that printed at the left edge of
  965.                 the label and press the Enter key.  Make any
  966.                 necessary adjustments to your printer. Then PCLABEL
  967.                 will display the record and ask:
  968.  
  969.                 Do you want to align labels again?  Press Y or N.
  970.  
  971.                 If you press Y, the process will be repeated,
  972.                 otherwise, the print process will continue.
  973.  
  974.                 Make sure your printer is turned on.  PCLABEL will
  975.                 search for a record in your data source which matches
  976.                 the criteria you specified.  When it finds one,
  977.                 PCLABEL will ask:
  978.  
  979.                 Write this label?
  980.                 Press (Y)es (N)o, or (X)= Yes & don't ask
  981.  
  982.                 Answer appropriately.  If you press the Esc key, you
  983.                 are offered three choices:
  984.  
  985.                 Abort       to abort the printing process.
  986.                 Backup      to backup to the previous label.
  987.                 Continue    continue the printing process.
  988.  
  989.                 When PCLABEL has finished processing your labels, you
  990.                 will receive a message that indicates the number of
  991.                 records selected, requested and processed.
  992.  
  993.         (S)ave: To save your current label setup, highlight the
  994.                 "(S)ave Current Setup" option of the PCLABEL Main Menu
  995.                 and press the Enter key.
  996.  
  997.                 PCLABEL will prompt you for the path where you want
  998.                 the file to be stored.  Type the path and press the
  999.                 Enter key.
  1000.  
  1001.                 PCLABEL will show a menu containing your LBL files.
  1002.                 Select New File.LBL and press the Enter key.  PCLABEL
  1003.                 will then prompt you for the new file name.
  1004.  
  1005.    (Q)uit/Exit: To exit PCLABEL, highlight the "Quit/Exit PC-Label"
  1006.                 option of the PCLABEL Main Menu, and press the Enter
  1007.                 key.
  1008.                                  287
  1009. DOS Parameters: When initially starting PCLABEL, you can optionally
  1010.                 include the following parameters:
  1011.  
  1012.          /GREEN Use this parameter if you have a graphics monitor
  1013.                 which does not support color.  If you have a standard
  1014.                 color or monochrome screen you do not need to do this.
  1015.  
  1016.        FILESPEC You can start PCLABEL with the full path and file
  1017.                 specification for a previously saved label file.  (The
  1018.                 LBL extension is not required).  When PCLABEL starts,
  1019.                 it will automatically load the data in the file
  1020.                 specified and you won't have to load the file after
  1021.                 you're inside PCLABEL.
  1022.  
  1023.        example: C>pclabel c:\pctype\client.lbl /green
  1024.  
  1025.                 PCLABEL will automatically load the file CLIENT.LBL
  1026.                 from the PCTYPE subdirectory on your C drive.  The
  1027.                 screen colors will be set to black and white.
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.                                  288
  1065.